Most fejeztetek be egy munkát, és nagyon büszkék vagytok az eredményekre. Aztán mikor kikülditek a számlát, az ügyfél felháborodottam telefonál: "De hiszen az nem is így történt."
A munkalapok arra valók, hogy részletesen dokumentáljátok a munkát már munkavégzés közben vagy közvetlenül a munka után, amikor még minden frissen él az emlékezetetekben. Amikor a munka befejezése után elkülditek egy munkalapot, az emlékeztetni fogja az ügyfelet (és titeket!), hogy miként zajlott a munka.
Röviden összefoglalva, a munkalap egy olyan dokumentum ami tartalmazza a munka részleteit, a munka végén az ügyfél aláír, majd mindkét félnél nyilvántartásban marad. De miben segít?
Munkavégzés igazolása
Ha egy ügyfél vitatja a munkát, akkor a munkalap az írásos igazolás arra, hogy a munka az elvárásoknak megfelelően lett elvégezve.
Jogszabályi megfelelés
Munkakörtől függően előfordulhat, hogy különböző típusú dokumentumokat kell gyártanod annak bizonyítására, hogy megfelelsz a jogszabályi előírásoknak. A munkalapok segítségével ezt részletes és professzionális módon tudod bizonyítani.
Következetes adatforrás
A munkalapok segítségével a csapat minden tagja ugyanúgy dokumentálja a munkákat és biztosítja, hogy hogy minden adat hiánytalanul legyen rögzítve.
Időkövetés
Kövesd nyomon, ki mennyi időt töltött egy adott munkával. Ez különösen akkor hasznos, ha az elszámolás az ügyfelek, alkalmazottak vagy alvállalkozók felé óra alapon történik. Továbbá, ezek az adatok segítenek, hogy a jövőben pontosabban meg tudd becsülni a hasonló munkákat.
Az idő során rengeteg "rossz" munkalap formátumot láttunk, ahol fontos adatok hiányoztak vagy hiányosan lettek rögzítve. De mi kell a munkalapon mindenképpen szerepeljen?
Elvégzett feladatok
Csekklista szerűen tüntessétek fel az összes feladatot és alfeladatot. Minél részletesebben rögzítitek ezeket, annál nehezebb később vitatni a munkavégzést.
Felhasznált anyagok, alkatrészek
Minden felhasznált anyagot, alkatrészt vagy segédeszközt rögzítsetek a munkalapra, a felhasznált mennyiségekkel együtt.
Átadáskori állapotot igazoló adatok
Ha a kivitelezett munka állapota számszerűen igazolható, akkor érdemes ezeket a paramétereket is rögzíteni a munkalapra.
Például, egy padlófűtéses rendszer esetén nyomáspróbával ellenőrizhető, hogy nincs szivárgás. Ezeket a nyomáspróba értékeket rögzítsétek a munkalapra. Vagy, egy érzékeny merőműszer esetén az átadáskori kalibrációs értékeket is érdemes rögzíteni, így bizonyítani tudjátok, hogy a munka elvégzésekor megfelelő állapotban volt.
Fotódokumentáció
A legnagyobb bizonyító ereje a fotóknak és a videóknak van. Minden munka előtt fotózzátok körbe a munkahelyszínt, majd a munka végén ismét készítsetek fotókat, amin látszanak az elvégzett feladatok, a beépített anyagok és az átadáskori állapot.
További feladatok
Ha a jövőben egyéb beavatkozásra is szükség lesz, akkor ezt érdemes a munkalapra rögzíteni, hogy az ügyfelet ne érje meglepetésszerűen.
Munkaidő
Rögzítsétek be tételesen, hogy mindegyik kolléga mennyi időt töltött a munkaterületen. Ez főként akkor fontos, ha óra alapon történik az elszámolás.
Kiszállás részletei
Rögzítsétek, hogy hány kilométer vagy mennyi idő volt a kiszállás, főleg ha külön kiszállási díjat is felszámoltok.
Kivitelező és ügyfél adatai
Részletesen tüntesd fel a saját adataid a munkalapon, hiszen ez egy jó marketing eszköz is lehet. Ha az ügyfélnek legközelebb szüksége van a szolgáltatásaidra vagy valaki másnak ajánlana, akkor a munkalap az első hely ahol megnézi ki járt nála korábban. Tüntesd fel a telefonszámod, weboldalad és email címed is.
Az ügyfél adatait is töltsd ki, ez neked is segít majd később amikor csoportosítod vagy archiválod a munkákat, esetleg ha vissza kell egy munkalapot keresned.
Kivitelező és ügyfél aláírása
A munkalap az aláírásokkal válik "hivatalossá". Tüntesd fel úgy az aláíró kivitelező kolléga, mind az ügyfél nevében átvevő személy teljes nevét, hogy később se lehessen azon vitázni, hogy ki adta és vette át a munkát.
Előfordulhat, hogy ennek ellenére az ügyfél tagadja, hogy ő írta volna alá a munkalapot, hiszen "ezt bárki aláírhatta a nevemben". Az ilyen esetek elkerülése végett érdemes átadáskor bemutatásra elkérni egy személyi azonosságot igazoló okmányt és annak az okmányszámát is rögzíteni a munkalapra.
Ne feledjétek viszont, hogy a fentieket mind hiába rögzítitek a munkalapra, ha az ügyfélnek nem magyarázzátok el, hogy mi mit jelent. Nem várhatjátok el, hogy az ügyfél értsen a ti szakmátokhoz. Ha vakon aláírja a munkalapot akkor lehet, hogy jogilag védve vagytok, viszont ügyfélkezelésben biztos, hogy felesleges köröket fog jelenteni az ügyfél békítése.
Ha szeretnéd te is digitalizálni a munkalapjaidat, vagy kipróbálnád a Kompozitot, akkor kattints ide.
